Dass gebrannte CDs oder DVDs nicht immer 10 Jahre unbeschadet überleben, hat wahrscheinlich jeder schon schmerzlich zu spüren bekommen. Nach meiner Erfahrung sind viele CDs nach einer Aufbewahrungszeit von 5 Jahren bereits unleserlich und somit unbrauchbar – Familienfotos und wichtige Dokumente waren zum Glück noch auf einer externen Festplatte gesichert. Dabei ist es auch keine Selbstverständlichkeit, dass eine Festplatte 5-10 Jahre überlebt. Google hat dazu auch eine  Studie veröffentlicht. Es bleibt also weiterhin die Frage, wo die Dokumente sicher aufbewahrt werden können.
Mein Tipp: Wer kein ausfallsicheres Raid-System mit angeschlossenem Backup zur Verfügung hat, sollte wichtige Dokumenten parallel auf verschiedenen Medien sichern. Diese sollten dann auch in regelmäßigen Abständen auf Ihre Tauglichkeit hin überprüft werden. Funktioniert z.B. das Einlesen einer CD nicht mehr, kann man diese Daten aus einem anderen Backupmedium wieder herstellen und damit eine neue CD erstellen.
Als gute Alternative bietet sich auch die Sicherung der Daten in Online-Speichern an. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Anbietern, die Ihre Dokumente sicher aufbewahren und Ihnen zudem weltweiten Zugriff ermöglichen.

Die digitale Signatur erlaubt dem Empfänger, das Dokument auf “Echtheit” zu prüfen. Dazu wird das Dokument inkl. Signatur (manchmal integriert, manchmal als gesonderte Datei) von einer Software eingelesen. Diese prüft, ob die Signatur gültig ist und zu dem Dokument passt. Der Empfänger einer signierten Rechnung ist zu dieser Prüfung verpflichtet und muss den Prüfbericht aufbewahren. Prüfen können Sie die digital signierten Rechnungen z.B. auf folgenden Webseiten: http://www.signature-check.de oder https://signaturpruefung.secunet.com.

Die inBYTES GmbH hat diese Woche eine  Rechnung mit einer qualifizierten Signatur enthalten. Das Prüfergebnis dieser Rechnung ist aber negativ ausgefallen. Zur Kontrolle wurde die Prüfung mit verschiedenen Programmen durchgeführt, aber alle kamen zu demselben Ergebnis: Signaturprüfung okay, Zertifikatsstatus ungültig = Prüfergebnis negativ.
Dies haben wir dem Anbieter sofort mitgeteilt, schließlich ist das Dokument so nicht zu akzeptieren. Das Unternehmen hat sich für den Fehler entschuldigt und die Rechnung per Post übersendet, man arbeite nun an dem Fehler. Wir warten schon gespannt auf die nächste Rechnung des Anbieters – dann bestimmt mit korrekter Signatur.

Über dieses Erlebnis habe ich mit mehreren Personen gesprochen – nicht einer wusste, dass man als gewerblicher Empfänger digital signierte Rechnungen bei Empfang prüfen und diese anschließend 10 Jahre in digitaler Form aufbewahren muss. Dies zeigt deutlich, dass beim Thema qualifizierte digitale Signatur noch ein großer Aufklärungsbedarf besteht. Wahrscheinlich ist dies auch der Grund, warum bisher nur wenige Unternehmen diesen Prozess eingeführt haben, obwohl schon bei geringem Rechnungsvolumen Kosten eingespart werden können.

Für ein Kundenprojekt haben wir bereits einen qualifizierten digitalen Signaturprozess bereits erfolgreich eingeführt. Um die Akzeptanz bei den Empfängern zu erhöhen, wird die Signatur dabei direkt in die PDF-Datei eingebettet und diese anschließend auf Gültigkeit geprüft. Der Prüfbericht wird wiederum an das Dokument angehängt. Der Empfänger muss so nur eine Datei aufheben und die Prüfung nicht mehr selbst durchführen.