Ein großes, häufig unterschätztes, Problem ergibt sich aus der “Lagerung” digital signierter Dokumente. Als Gewerbetreibender ist man vom Gesetzgeber dazu verpflichtet alle erhaltenen Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Papierrechnungen werden im Allgemeinen ordentlich in Ordner geheftet und diese irgendwo – möglichst unauffällig und platzsparend - weggestellt. Digital signierte Rechnungen werden aber nicht auf Papier ausgedruckt übermittelt, sondern als Datei. Wie bewahrt man diese nun über 10 Jahre hinweg sicher auf?
Dass gebrannte CDs oder DVDs nicht immer 10 Jahre unbeschadet überleben, hat wahrscheinlich jeder schon schmerzlich zu spüren bekommen. Nach meiner Erfahrung sind viele CDs nach einer Aufbewahrungszeit von 5 Jahren bereits unleserlich und somit unbrauchbar – Familienfotos und wichtige Dokumente waren zum Glück noch auf einer externen Festplatte gesichert. Dabei ist es auch keine Selbstverständlichkeit, dass eine Festplatte 5-10 Jahre überlebt. Google hat dazu auch eine Studie veröffentlicht. Es bleibt also weiterhin die Frage, wo die Dokumente sicher aufbewahrt werden können.
Mein Tipp: Wer kein ausfallsicheres Raid-System mit angeschlossenem Backup zur Verfügung hat, sollte wichtige Dokumenten parallel auf verschiedenen Medien sichern. Diese sollten dann auch in regelmäßigen Abständen auf Ihre Tauglichkeit hin überprüft werden. Funktioniert z.B. das Einlesen einer CD nicht mehr, kann man diese Daten aus einem anderen Backupmedium wieder herstellen und damit eine neue CD erstellen.
Als gute Alternative bietet sich auch die Sicherung der Daten in Online-Speichern an. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Anbietern, die Ihre Dokumente sicher aufbewahren und Ihnen zudem weltweiten Zugriff ermöglichen.
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